وقتی با یک نرم افزار در طول روز ساعت ها کار می کنید، اگر کُند شود غیر قابل تحمل و آزار دهنده خواهد بود. بخصوص اینکه داده های مهمی در آن داشته باشید. بهینه سازی فایل های اکسلبه شما کمک شایانی خواهد کرد.
طی سال ها تجربه کار با اکسل و تدریس آن، هم من و هم کارکنان حرفه ای سازمان های مختلف در ایران نکاتی برای بهینه سازی فایل های اکسل جهت افزایش سرعت و کارآیی آن ها بدست آورده ایم. همچنین برخی مدرسان حرفه ای اکسل نیز تجربیاتی دارند که دانستن آن ها بسیار مفید خواهد بود. البته زمانی که داده های زیادی در یک فایل اکسل موجود نیست مشکل سرعت لمس نخواهد شد، بنابراین اگر داده های زیادی دارید و یا محاسبات و لینک های زیادی در فایل های شما وجود دارد بهتر است موارد این متن را به دقت مطالعه کرده و بکار ببندید.
در میان ۴۷۱ تابع در اکسل ۲۰۱۶ برخی از آن ها از نوع Volatile هستند. فرمول های Volatile فقط و فقط در زمان اجرا نتیجه خود را بدست می آورند و با هربار تغییرات در یک فایل مجددا بروز رسانی می شوند. برخی از معروف ترین فرمول های Volatile به شرح ذیل می باشند:
توابع فوق در شرایط زیر مجددا محاسبه اجرا می شوند:
داشتن ستون های کمکی برای کارهای اکسلی کار خیلی خوبی است اما اکثر کاربران اکسل از انجام این کار خجالت می کشند یا تصور می کنند کار غیر حرفه ای کرده اند. استفاده از ستون های کمکی مانع از نوشتن فرمول های آرایه ای می شود و این به معنای سرعت و کارآیی بیشتر و حتی سادگی بیشتر برای کاربران است.
مثال: فرض کنید می خواهیم بیشترین مرجوعی یک کالای خاص را بدست آوریم، از آنجایی که اکسل فرمول MaxIf ندارد باید Max و IF را بصورت تو در تو و به روش آرایه ای بنویسیم، اما اگر از یک ستون کمکی برای IF استفاده کنیم و مرجوعی های آن کالای خاص را بیرون بکشیم و سپس روی آن فرمول Max را پیاده کنیم بهینه تر خواهد بود.
فرمول نویسی آرایه ای مزایای خود را دارد اما اگر مجبور نیستید از آن ها استفاده نکنید. چاره چیست؟ استفاده از ستون های کمکی.
فرمت دهی شرطی خیلی دوست داشتنی است و کمک می کند داده ها و اطلاعات با نمایش بهتری دیده شوند. اما دو نکته در این ابزار همیشه مخفی و عجیب است. اول اینکه فرمت دهی شرطی Volatile است یعنی در شرایطی مجددا اجرا می شود و این یعنی احتمال کند شدن فایل های دارای فرمت دهی شرطی بالاست. دوم اینکه با کپی کردن یک سلول فرمت دهی شرطی آن نیز منتقل می شود و بعد از مدتی کار با یک فایل اگر سری به مدیریت Conditional Formatting بزنید با انبوهی از آن ها مواجه خواهید شد.
با این کار نه تنها آدرس دهی محدوده ها راحت تر می شود بلکه ویرایش و استفاده از آن ها نیز بهینه می شود.
اگر از فرمول های موجود استفاده نمی کنید و یا نیاز به پایداری آن ها نیست آن ها را با یک کپی ساده به Value تبدیل کنید.
تا جایی که امکان دارد به فایل ها و شیت های دیگر آدرس دهی نکنید.
دادن آدرس هایی نظیر A:A و ۸:۸ یعنی درگیر کردن تعداد بسیار زیادی سلول که نیازی به استفاده از آن ها نیست. همین اشتباه ساده فایل ها را کُند می کند.
اگر فایل شرایط خاصی دارد و ناچار به استفاده از قابلیت های قبلی هستید و کُند شده یا فایل فرد دیگری را روی سیستم ضعیف خود باز کرده اید می توانید از اکسل بخواهید تا بطور خودکار محاسبات را انجام ندهد. این کار طبق شکل زیر و از طریق Options اکسل انجام می شود.
شاید باور این موضوع برای شما سخت باشد اما با اینکه برای ما نوشتن ترکیبی فرمول های Index و Match از پیاده سازی VLookup سخت تر است اما این فرمول های بهینه تر هستند و از VLookup سریعتر کار می کنند.
همچنین نوشتن فرمول IFError از نوشتن ترکیبی فرمول های IF و ISError سریعتر عمل می کند. (که البته باور این موضوع راحت تر است.)
حتی گاهی نوشتن فرمول MAX از IF سریعتر و بهتر است!!!
هم برای خود اکسل و هم برای سازگاری بیشتر با سیستم عامل (ویندوز یا مک) سعی کنید اکسل را بروز رسانی کنید.
این کار به ویژه برای افزونه های COM Add-ins که در هنگام باز شدن اکسل نیاز به بارگذاری کامل دارند کمک زیادی به سرعت اکسل می کند. حتی افرونه های اکسلی نیز بعضا اکسل را تحت تاثیر منفی خود قرار می دهند.
نصب کننده آفیس را مجددا راه اندازی کنید و آن را Repair کنید.
این موضوع را با Table اشتباه نگیرید. Data Table برای بررسی پارامتریک یک یا چند ورودی فرمول ها استفاده می شود که در زبانه Data و در بخش What-if-Analysis قرار دارد.
ممکن است بدون اینکه شما بخواهید Style هایی به اکسل اضافه شوند. اگر آن ها را نمی خواهید حذفشان کنید.
به عنوان مثال قطعا استفاده از تابع ()SUM بهتر از استفاده از عملگر + خواهد بود.
قطعا نکات دیگری هم در بهینه سازی فایل های اکسل موثر هستند که می توانید با درج نظرات خود دیگران را از آن بهره مند کنید.
درباره این سایت